Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cần thực hiện những công việc gì? Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty, để hiểu rõ hơn mời bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây của Luật Rong Ba
Quy định về địa chỉ trụ sở công ty
Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính: Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020:
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Thì địa chỉ trụ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Bên cạnh đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Quy định về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty: Căn cứ theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở năm 2014 thì: Trường hợp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.
Điều kiện về trụ sở công ty
– Doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở chính tại Chung cư thì chưng cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng, phải có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty.
– Trụ sở công ty cần có giấy chứng minh hợp pháp về quyền sở hữu, quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.
– Đối với các địa chỉ khác, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.
Các trường hợp cần tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp
Để công việc kinh doanh được thuận tiện hơn;
Công ty bạn có nhu cầu tìm thuê văn phòng gần trung tâm để giao dịch với khách hàng, đối tác?
Do nhu cầu phát triển thị trường mới mà doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty để đáp ứng nhu cầu công việc thực tế tăng khả năng tiếp cận thị trường;
Do công việc kinh doanh của bạn thuận lợi mà bạn có thể xây trụ sở doanh nghiệp và chuyển văn phòng công ty về nhà mình?
Hoặc do rất nhiều lý do khác…v.v.. mà bạn tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.
Dù vì bất cứ lý do gì thì bạn cần nắm được những điều cần biết khi công ty thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh cũng như thủ tục thay đổi địa chỉ công ty đúng quy định pháp luật, đầy đủ và nhanh chóng. Sau đây là một vài hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty:
Thủ tục thay đổi Địa Chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm 02 trường hợp:
+ Trường hợp thứ nhất: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
+ Trường hợp thứ hai: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
Công ty thay đổi địa chỉ trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Do vậy, trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.
– Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:
+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng nếu công ty ở Hà Nội tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 3: Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở sang quận khác, tỉnh/thành phố khác
Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Theo đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế. Hồ sơ gồm:
– Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;
– Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.
Trên thực tế, một số Chi cục thuế yêu cầu thêm:
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
– Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:
– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;
– Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm – mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.
Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh
Hồ sơ gồm:
– Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp;
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
– Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.
Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.
Bước 3: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu.
Bước 4: Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:
– Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
– Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
Các thủ tục cần thực hiện sau khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở
Về con dấu công ty
Nếu thông tin trên mặt dấu thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.
Về hóa đơn công ty
Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy
Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử
Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế
Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.
Các thủ tục khác cần thực hiện
Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội;
Thông báo với đối tác, khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
Có cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi trụ sở công ty
Khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện thì không cần chuyển hồ sơ thuế. Còn thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện, hoặc thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố thì cần phải chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.
– Khi chuyển hồ sơ thuế thì cần phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ xong họ mới xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế sau đó mới chuyển được hồ sơ thuế.
Thay đổi địa chỉ công ty có cần đổi con dấu doanh nghiệp
Thay đổi địa chỉ công ty cùng khu vực quận, huyện thì không cần thay đổi con dấu, không cần chuyển hồ sơ thuế.
Còn thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, hoặc thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố thì cần phải thay đổi con dấu công ty.
Có cần thay đổi thông tin hóa đơn điện tử không
Nếu doanh nghiệp đã thay đổi trụ sở công ty hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty thì đương nhiên thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử cũng phải thay đổi theo.
Nếu thủ tục chuyển địa chỉ công ty trong cùng Quận/Huyện thì chỉ cần liên hệ cán bộ quản lý thuế để làm thủ tục xác nhận việc thay đổi để được sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp.
Nếu việcthay đổi trụ sở công ty khác Quận/Huyện hoặc khác Tỉnh/Thành phố thì doanh nghiệp cần thực hiệc thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.
Có cần thay đổi hóa đơn đỏ (VAT) khi thay đổi trụ sở công ty
Từ Tháng 01/2020 Các doanh nghiệp đã áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên cũng có nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy vậy việc thay đổi hóa đơn đỏ xử lý ra sao khi thay đổi trụ sở công ty.
Khi thay đổi địa chỉ công ty thì cần làm thủ tục thông báo đến cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp mình. Việc thay đổi địa chỉ trong nội bộ địa bàn quận, huyện thì có thể người quản lý thuế sẽ đóng dấu xác nhận cho mình không phải thay đổi in lại hóa đơn cũ.
Còn việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, khác tỉnh, thành phố thì phải làm lại thủ tục đề nghị đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn, sau đó mới được phép xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong Ba về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu thủ tục thay đổi địa chỉ công ty hiệp và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
