Đối với những doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/11/2018 đều phải đăng ký hóa đơn điện tử, có thể nói đây là thủ tục pháp lý bắt buộc. Vậy thủ tục đặt in hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của Luật Rong Ba.
Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký hóa đơn điện tử là một trong số những việc cần làm đầu tiên mà các doanh nghiệp vừa thành lập quan tâm đến. Bạn cần chuẩn bị những điều dưới đây để quá trình làm thủ tục và các giấy tờ liên quan đến hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
- Đầu tiên bạn cần đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo đúng quy định mà pháp luật yêu cầu, đồng thời tại nơi thành lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số đó vẫn còn hiệu lực.
- Mang theo thiết bị có thể truy cập mạng Internet, đường truyền ổn định đủ khả năng để thực hiện các quy trình như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Xây dựng hồ sơ lưu trữ đủ lớn để lưu trữ các hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ quy mô lớn, an toàn, bảo mật cao.
- Nhân sự phải có hiểu biết về phần mềm hóa đơn điện tử. Khi doanh nghiệp chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, nên chọn nơi có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để khi có sự cố đột xuất xảy ra sẽ được hỗ trợ kịp thời.
- Trong đó yêu cầu có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều cơ quan thuế đối với các doanh nghiệp mới thành lập không quá khắt khe về các phần mềm nêu trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.
Hồ sơ cần thiết để đặt in hóa đơn điện tử lần đầu
Sau khi đã đáp ứng được các yêu cầu để được sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ cần thiết để đăng ký hóa đơn điện tử.
Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm các yêu cầu sau:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp).
Hướng dẫn thủ tục đặt in hóa đơn điện tử lần đầu
Để thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu tiên, bạn cần thực hiện theo các hướng dẫn sau nhé:
Bước 1: Bạn cần tìm hiểu và lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, vi mô phù hợp, đảm bảo an toàn và bảo mật cao.
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử
Để dễ dàng hơn trong quy trình tạo mẫu hóa đơn điện tử bạn có thể truy cập vào phần mềm meInvoice. Ở phần mềm này, nó cung cấp cho người dùng hơn 150 mẫu hóa đơn điện tử khác nhau.
Chúng được phân chia cụ thể theo từng lĩnh vực phù hợp với từng đặc thù ngành nghề của từng doanh nghiệp như: Du lịch, khách sạn, y tế, giáo dục, xăng dầu,…Ngoài ra, hóa đơn điện tử MISA đáp ứng đầy đủ các thông tin theo quy định của Chính phủ.
Bước 3: Thành lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Bao gồm 3 mẫu thành lập hóa đơn điện tử chủ yếu:
- Mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hoá đơn điện tử mẫu (do đơn vị doanh nghiệp tự trải nghiệm tự thiết kế mẫu hóa đơn thông qua phần mềm hóa đơn điện tử) phù hợp với doanh nghiệp.
Bước 4: Thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử
- Dựa theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTCquy định: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 02 ngày, trước khi mẫu hóa đơn đó được tổ chức doanh nghiệp sử dụng.
- Kế toán của doanh nghiệp cần chuẩn bị cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, đăng ký nộp và thông báo phát hành hóa qua mạng, đồng thời nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành thành bản word qua mạng.
Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ liên quan, sau đó thực hiện các quy trình nộp hồ sơ đăng ký sử dụng đúng cách thông qua eTax cho cơ quan thuế.
Nếu sau 2 ngày nộp hồ sơ mà doanh nghiệp vẫn không nhận được phản hồi của cơ quan Thuế thì:
- Kế toán/doanh nghiệp có thể truy cập vào trang: Tracuuhoadonđể kiểm tra hồ sơ của doanh nghiệp đã được chấp nhận chưa.
- Liên hệ với cơ quan thuế một lần nữa để xác nhận thông tin chính xác, tránh trình trạng hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử chưa được thông qua mà đem đi phát hành.
Bước 6: Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng và phát hành mẫu hóa hóa đơn điện tử khi được thông qua và chấp nhận của cơ quan thuế.
Quy trình thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
Quy trình để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu gồm 3 bước:
Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK
Bạn cần đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn > Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).
Điền các thông tin bắt buộc vào mẫu có sẵn Thông báo phát hành > Điền đầy đủ các thông tin hóa đơn yêu cầu > Kết xuất XML.
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Bạn truy cập vào trang web nhantokhai.gdt.gov.vn (Sử dụng trình duyệt Internet Explorer ) > Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
Sau đó nhấn chọn tài khoản > Đăng ký thêm tờ khai > Nhấn chọn Thông báo phát hành hóa đơn > Tiếp tục.
Sau khi đã hoàn thành xong quá trình đăng ký, bạn cần nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên file thông báo “XML”.
Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành bản word
Các bạn phải chuyển các dữ liệu như: Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp, Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp, sau đó đính kèm trong file Word.
Sau khi đã nộp xong thông báo phát hành hóa đơn, bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn. Để nộp đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp theo, nhấn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp > Sau đó Ký nộp là xong.
Lưu ý:
- Sau khi hoàn thành xong quy trình thông báo phát hành hóa đơn lần đầu, thì 02 ngày sau bạn cần tra cứu xem thông báo của mình đã được phát chưa, trước khi đưa vào sử dụng.
- Truy cập vào website Tracuuhoadonđể xem chi tiết tình hình của hóa đơn đã được sử dụng chưa. Bạn cần quan sát xem hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu vẫn chưa có kết quả thì hãy in bản cứng Cơ quan Thuế nộp trực tiếp.
- Nếu thông báo phát hành hóa đơn lần 2 không có sự thay đổi gì về hóa đơn cũng như nội dung hình thức. Thì bạn không cần gửi kèm theo mẫu hóa đơn mà chỉ cần thông báo phát hành hóa đơn là được.
Thông báo phát hành hóa đơn đặt in/hóa đơn tự in/hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử cấp cục Thuê
Bước 1:
(1): Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn (đặt in/tự in/in trực tiếp từ máy tính tiền) cho việc bán hàng hóa, dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn (kèm theo hoá đơn mẫu) đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tổ chức kinh doanh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trường hợp tổ chức kinh doanh tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đến Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng theo Mẫu 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ).
(2): Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi sử dụng hóa đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử (Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC); lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC) và phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử kèm theo Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (không phải gửi hóa đơn điện tử mẫu).
Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Khi thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới.
+ Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận:
++ Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
++ Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
++ Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
Luật Rong Ba hy vọng bài viết trên đã có thể giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về thủ tục đặt in hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về thủ tục đặt in hóa đơn điện tử lần đầu, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
