Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ hoạt động theo uỷ quyền cho doanh nghiệp chứ không có những quyền và nghĩa vụ cũng như chức năng giống doanh nghiệp. Vậy để thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những gì? Để hiểu rõ hơn, mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện dưới đây của Luật Rong Ba

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có những chức năng sau đây:

– Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

– Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.

Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đại diện công ty

Ưu điểm văn phòng đại diện

Theo khái niệm trên, văn phòng đại diện có 1 số ưu và nhược điểm sau:

– Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng đại diện có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng đại diện công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.

– Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.

Nhược điểm của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có những nhược điểm sau:

– Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;

– Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

– Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện;

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty ở đâu?

Cũng giống trường hợp nộp hồ sơ thành lập công ty và thành lập chi nhánh công ty, hồ sơ thành văn phòng đại diện công ty sẽ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Cụ thể, khi thành lập văn phòng đại diện công ty, công ty sẽ nộp hồ sơ thành lập cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị, tổ chức thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh sẽ do các đơn vị, tổ chức này thực hiện.

Sau khi đã kiểm tra, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện sẽ gửi thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở và gửi thông báo đến các cơ quan có liên quan về thuế, thống kê để các cơ quan này hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ công ty.

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty như thế nào?

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Quý khách hàng tham khảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hướng dẫn mục trên

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua Cổng thông tin điện tử quốc gia

– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn

– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;

– Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty

Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động

mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

TÊN DOANH NGHIỆP

 
   

 

Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 
   

 

……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

 

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):

Ngày cấp: …… /….. /…… Nơi cấp: ………………………………………………….

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ……………………………………………………

Đăng ký hoạt động văn phòng đại diệnvới các nội dung sau:

Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa): ..

Tên văn phòng đại diện/ viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): ……………….

Tên văn phòng đại diện viết tắt (nếu có): …………………………………………………

Địa chỉ văn phòng đại diện:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………

Xã/Phường/Thị trấn: ……………………………………………………………………

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ………………………………………

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………

Điện thoại (nếu có): …………………………….. Fax (nếu có): ………………….

Email (nếu có): …………………………………… Website (nếu có): …………….

 

Ngành, nghề kinh doanh, nội dung hoạt động:

Nội dung hoạt động (đối với văn phòng đại diện): ……………………………..

Người đứng đầu văn phòng đại diện:

Họ tên người đứng đầu (ghi bằng chữ in hoa): …………… Giới tính: ………

Sinh ngày: …… /….. /….. Dân tộc: ……………….  Quốc tịch: …………………

Loại giấy tờ chứng thực cá nhân:       

Chứng minh nhân dân

Căn cước công dân

Hộ chiếu

Loại khác (ghi rõ):…………

Số giấy tờ chứng thực cá nhân: ……………………………………………

Ngày cấp: …./…./….Nơi cấp: …………..Ngày hết hạn (nếu có): …/…/…

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………

Xã/Phường/Thị trấn: ……………………………………………………………………

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ………………………………………

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………

Quốc gia: …………………………………………………………………………………..

Chỗ ở hiện tại:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………

Xã/Phường/Thị trấn: ……………………………………………………………………

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ………………………………………

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………

Quốc gia: …………………………………………………………………………………..

Điện thoại (nếu có): …………………………….. Fax (nếu có): ………………….

Email (nếu có): …………………………………… Website (nếu có): …………….

Thông tin đăng ký thuế:

STT

Các chỉ tiêu thông tin đăng ký thuế

1

Địa chỉ nhận thông báo thuế (chỉ kê khai nếu địa chỉ nhận thông báo thuế khác địa chỉ trụ sở chính):

Số nhà, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………………

Xã/Phường/Thị trấn: ……………………………………………….

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ………………………

Tỉnh/Thành phố: ……………………………………………………

Điện thoại: …………………………Fax (nếu có): ………………….

Email (nếu có): ………………………………………………………

2

Ngày bắt đầu hoạt động[1] (trường hợp văn phòng đại diện được dự kiến bắt đầu hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì không cần kê khai nội dung này): …../…../…….

3

Hình thức hạch toán (đánh dấu X vào ô thích hợp):

Hạch toán độc lập

 

Hạch toán phụ thuộc

 

4

Năm tài chính:

Áp dụng từ ngày …..…/..……. đến ngày …..…./.…….2

(ghi ngày, tháng bắt đầu và kết thúc niên độ kế toán)

5

Tổng số lao động (dự kiến): ………………………………….

6

Hoạt động theo dự án BOT/ BTO/ BT/ BOO, BLT, BTL, O&M:

Không

7

Phương pháp tính thuế GTGT (chọn 1 trong 4 phương pháp)3:

 

Khấu trừ

 

 

Trực tiếp trên GTGT

 

 

Trực tiếp trên doanh số

 

 

Không phải nộp thuế GTGT

 

8

Thông tin về Tài khoản ngân hàng:

Tên ngân hàng

Số tài khoản ngân hàng

…………………………………

……………………………

…………………………………

……………………………

Doanh nghiệp cam kết:

– Trụ sở văn phòng đại diện thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật;

– Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

 

 

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

CỦA DOANH NGHIỆP

 (Ký, ghi họ tên)

[1] Trường hợp văn phòng đại diệnkinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diệnkinh doanh sau ngày bắt đầu hoạt động đã kê khai thì ngày bắt đầu hoạt động là ngày văn phòng đại diệnkinh doanh được cấp Giấy chứng nhận.

2 Trường hợp niên độ kế toán theo năm dương lịch thì ghi từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Trường hợp niên độ kế toán theo năm tài chính khác năm dương lịch thì ghi ngày, tháng bắt đầu niên độ kế toán là ngày đầu tiên của quý; ngày, tháng kết thúc niên độ kế toán là ngày cuối cùng của quý; Tổng thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc niên độ kế toán phải đủ 12 tháng hoặc 4 quý liên tiếp.

3 Doanh nghiệp căn cứ vào quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng và dự kiến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xác định 01 trong 04 phương pháp tính thuế giá trị gia tăng tại chỉ tiêu này.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong về mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.

Recommended For You

About the Author:

Hotline: 0967 741 035
Tư Vấn Online
Gọi: 0967 741 035