Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện mới

hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện hoạt động như một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp muốn giải thể văn phòng đại diện thì cần phải tiến hành theo đúng các quy định của pháp luật. Vậy hồ sơ giải thể văn phòng đại diện cần chuẩn bị những gì? mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của Luật Rong Ba

Khái niệm văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện của các doanh nghiệp trong nước

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của Doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể đặt được một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương cùng địa giới hành chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có quyền thuy đổi nội dung đã đăng ký, có quyền giao dịch nhưng không có quyền hoạt động kinh doanh trực tiếp như các chi nhánh của mình.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Chức năng hoạt động của Văn phòng đại diện của các doanh nghiệp trong nước (Khác tỉnh)

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.

Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp, nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện, bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.

Như vậy, nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện có 10 chức năng chính sau:

Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.

Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.

Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Khi nào cần giải thể văn phòng đại diện?

Trước khi hết thời hạn hoạt động ghi trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện. Nguyên nhân giải thể có thể là do hiệu quả kinh doanh kém, thay đổi chiến lược kinh doanh,…

Thông thường, văn phòng đại diện thường giải thể trong các trường hợp sau:

Do công ty mẹ chấm dứt hoạt động trên cùng lãnh thổ.

Hết thời hạn hoạt động ghi trong Giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp không gia hạn.

Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và không được cơ quan có thẩm quyền cấp phép gia hạn;.

Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan chức năng.

Doanh nghiệp hoạt động không đủ ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

Hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật

hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Hướng dẫn thủ tục giải thể văn phòng đại diện 

Để thủ tục giải thể văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, thủ tục theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Để đóng mã số thuế. doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đóng mã số thuế văn phòng đại diện tại Chi cục thuế quản lý của văn phòng đại diện.

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện gồm :

Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện;

Quyết định giải thể văn phòng đại diện.

Biên bản họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc giải thể văn phòng đại diện.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao).

Giấy đăng ký mã số thuế bản chính ( nếu có).

Lưu ý là doanh nghiệp cần phải hoàn tất nghĩa vụ thuế cho văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật

Bước 2: Làm thủ tục trả dấu 

Đối với Văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an. Hồ sơ gồm có :

Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.

Quyết định giải thể văn phòng đại diện.

Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

Bước 3: Soạn hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Sau khi đóng mã số thuế và trả con dấu thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, gồm có:

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;

Quyết định giải thể văn phòng đại diện;

Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện(nếu có);

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

Danh sách người lao động cũng như quyền lợi tương ứng của người lao động trong văn phòng đại diện;

Danh sách các chủ nợ cũng như số nợ chưa thực hiện thanh toán (nếu có);

Con dấu văn phòng đại diện (nếu có);

Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tưbản sao (nếu có)

Hồ sơ sẽ được nộp tại Sở kế hoạch và đầu tư. Trong vòng 5 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ về thuế thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thay đổi tình trạng của Văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp về trạng thái chấm dứt hoạt động. Sau đó, ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Nếu trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản nêu rõ lý do.

Một số lưu ý quan trọng khi giải thể văn phòng đại diện

Bên cạnh thủ tục giải thể văn phòng đại diện thì khi chấm dứt hoạt động VPĐD, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

– Nếu văn phòng đại diện công ty ngừng hoạt động kinh doanh hơn 1 năm mà không thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan thuế, thì sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Trường hợp này, nếu khi ngừng kinh doanh mà không muốn giải thể, doanh nghiệp nên làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện để tránh bị thu hồi giấy phép hoạt động.

– Nếu trường hợp văn phòng đại diện của công ty bạn đặt ở nước ngoài thì phải tiến hành giải thể theo quy định của nước đó. Nhưng sau khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp vẫn phải thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc nơi đặt trụ sở chính về việc chấm dứt hoạt động VPĐD trong vòng 30 ngày kể từ ngày ngưng hoạt động.

– Trường hợp công ty nước ngoài muốn giải thể văn phòng đại diện tại Việt Nam thì cần đảm bảo rằng đã hoàn tất mọi nghĩa vụ về thuế, về việc chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến người lao động, thực hiện đầy đủ việc trả lương cũng như thanh lý các khoản nợ, các hợp đồng thuê nhà, cung cấp dịch vụ các bên.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài cần giải thể trong các trường hợp nào?

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể được giải thể theo yêu cầu của doanh nghiệp nước ngoài

Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng doanh nghiệp nước ngoài không muốn gia hạn

Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng không được phép gia hạn.

Trường hợp bị bắt buộc giải thể hay thu hồi giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong về hồ sơ giải thể văn phòng đại diện. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu hồ sơ giải thể văn phòng đại diện và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.

Recommended For You

About the Author:

Hotline: 0967 741 035
Tư Vấn Online
Gọi: 0967 741 035