Việc giải thể văn phòng đại diện công ty được diễn ra khi văn phòng công ty hoạt động không hiệu quả để tránh gây thua lỗ hoặc do người đứng đầu công ty muốn chấm dứt hoạt động.

Vậy để giải thể văn phòng đại diện công ty thì cần phải chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện như thế nào?

Quy trình thủ tục giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp ra sao.  Hãy cùng Luật Rong Ba tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quyết định giải thể văn phòng đại diện là gì?

Hiện nay pháp luật không có quy định rõ ràng về khái niệm giải thể văn phòng đại diện cũng như quyết định giải thể văn phòng đại diện.

Nhưng có thể hiểu, giải thể văn phòng đại diện là việc doanh nghiệp chấm dứt các hoạt động cũng như quyền, nghĩa vụ của văn phòng đại diện với doanh nghiệp và các cơ quan, đơn vị liên quan.

Khái niệm về quyết định giải thể văn phòng đại diện là văn bản do Chủ tịch Hội đồng thành viên thực hiện nhằm chấm dứt hoạt động của một văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Đây là một trong những hồ sơ quan trọng trong việc thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện.

Khi nào doanh nghiệp phải giải thể văn phòng đại điện?

Doanh nghiệp có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện trước khi giấy phép kinh doanh hết hạn khi công ty không thể hoạt động kinh doanh do thu lỗ, phá sản,…

Do công ty mẹ chấm dứt hoạt động kinh doanh trên cùng một lãnh thổ.

Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp đó không đề nghị gia hạn.

Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.

Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp hoạt động chưa đủ ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật

Các công việc cần thực hiện khi giải thể văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty.

Sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty mà bạn cảm thấy việc duy trì hoạt động văn phòng đại diện công ty là không cần thiết thì nên tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện càng sớm càng tốt để tránh những vướng mắc phát sinh về thuế và pháp lý sau này.

Tuy nhiên, việc giải thể văn phòng đại diện chưa bao giờ là công việc đơn giản với những người chưa từng thực hiện thủ tục này. Thực tế thì khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ phải hoàn tất những công việc sau:

Đóng cửa mã số thuế của văn phòng đại diện tại chi cục thuế cấp huyện, quận.

Trả dấu tròn (nếu có) + trả đăng ký mẫu dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trả giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh để giải thể văn phòng đại diện gồm:

Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện quy định tại phụ lục II-20 Thông báo về việc chấm dứt hoạt độngvăn phòng đại diện (Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư).

Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.

Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).

Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)

Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện (nếu có).

Ngoài ra doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để gửi Cơ quan thuế gồm:

Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – Mẫu số 24/ĐK-TCT thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mới nhất theo Thông tư 105/2020/TT-BTC về hướng dẫn đăng ký thuế.

Quy trình thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Bước 1: Tiến hành đóng mã số thuế văn phòng đại diện

– Doanh nghiệp chuẩn bị các thủ tục với cơ quan thuế gồm:

Công văn chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Quyết định đóng văn phòng đại diện của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn / hội đồng quản trị  đối với loại hình công ty Cổ phần / chủ sở hữu / chủ doanh nghiệp đối với loại hình công ty Tư nhân.

Biên bản họp của Hội đồng quản trị / Hội đồng thành viên về việc chấm dứt hoạt động Văn Phòng Đại Diện.

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ của công ty.

Nơi nộp hồ sơ: Tại chi cục thuế cấp quận, huyện. Thời gian giải quyết hồ sơ:

Thời gian làm việc: Sau 5 – 10 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra sổ sách kế toán, tình hình báo cáo nộp tờ khai, đóng thuế của văn phòng đại diện doanh nghiệp để tiến hành thủ tục khóa mã số thuế văn phòng đại diện.

Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của công ty và giám đốc văn phòng đại diện bị giải thể liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ văn phòng đại diện.

Công ty có văn phòng đại diện bị giải thể phải chịu tránh nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán những khoản nợ gồm cả nợ thuế, của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Tiến hành làm thủ tục hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện

Doanh nghiệp chuẩn bị:

Công văn trả con dấu của văn phòng đại diện cần giải thể.

Quyết định giải thể Văn Phòng Đại Diện.

Biên bản họp (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) về việc trả con dấu văn phòng đại diện.

Quyết định về việc trả con dấu văn phòng đại diện.

Bản chính giấy đăng ký mẫu dấu, con dấu trong trường hợp bạn trả dấu.

Bước 3: Tiến hành nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Biên bản thanh lý tài sản của văn phòng đại diện

Danh sách chủ nợ và người lao động bao gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;

Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) về việc giải thể.

Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị về việc giải thể văn phòng đại diện.

Công ty tiến hành việc đăng bố cáo giải thể văn phòng đại diện trên cổng thông tin đăng ký quốc gia.

Thời gian xử lý: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ các hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý đầu tư kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giải thể văn phòng đại diện.

Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ ra thông báo và xóa dữ liệu của văn phòng đại diện trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì khi đó Cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 (một) năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý.

Giải quyết hồ sơ giải thể văn phòng đại diện: Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm của văn phòng đại diện; đồng thời yêu cầu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến trụ sở của Phòng Đăng ký kinh doanh để giải trình theo giấy hẹn đã gửi.

Sau 10 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn hẹn trong thông báo mà người được yêu cầu không đến giải trình thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động, các giao dịch liên quan của văn phòng đại diện còn lại sau thông báo này sẽ không có giá trị pháp lý nữa.

Thời gian thực hiện giải thể văn phòng đại diện

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và ra kết quả.

Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp thông báo giải thể văn phòng đại diện bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Lệ phí thực hiện giải thể văn phòng đại diện

Căn cứ Thông tư số 47/2019 TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 5 quy định:

Đăng ký giải thể doanh nghiệp, tạm ngừng kinh doanh; chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong Ba về hồ sơ giải thể văn phòng đại diện. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tiến hành thủ tục, hồ sơ giải thể văn phòng đại diện cho doanh nghiệp mình, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.