Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy hay hồ sơ công bố hợp quy là yêu cầu bắt buộc đối với các cá nhân, tổ chức mong muốn được sản phẩm chứng nhận hợp quy. Hồ sơ đăng ký gồm những gì? Thời hạn giải quyết hồ sơ như thế nào? Hãy cùng Luật Rong Ba tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy là gì?

Chứng nhận hợp quy là hoạt động đánh giá, xác nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật. Hình thức chứng nhận này được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận giữa cá nhân, tổ chức có nhu cầu đăng ký hợp quy cho sản phẩm, hàng hóa của mình với bên thứ ba là Tổ chức chứng nhận sự phù hợp được chỉ định theo đúng quy định pháp luật.

Chứng nhận hợp quy là yêu cầu bắt buộc đối với các đối tượng chứng nhận được quy theo quy chuẩn quy định. Đối tượng phải chứng nhận hợp quy bao gồm hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, quá trình, môi trường theo tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc quy chuẩn kỹ thuật địa phương quy định.

Các đối tượng liên quan đến an toàn thực phẩm, môi trường và sức khỏe mang tính chất buộc phải thực hiện nếu cá nhân, đơn vị sản xuất sản phẩm đó muốn hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối tượng phải công bố hợp quy được quy định trong 7 danh mục do các Bộ ban ngành ban hành. Đối tượng chứng nhận hợp quy sẽ phải công bố hợp quy để thông tin rộng rãi đến người tiêu dùng.

Hồ sơ đăng ký chứng nhận và công bố hợp quy

Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy được quy định rõ tại điều 14, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. Theo đó cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ sẽ phải chuẩn bị thành hai bộ. Một bộ có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới cơ quan có thẩm quyền để xét duyệt. Bộ hồ sơ còn lại được lưu ở tổ chức.

Mặt khác hồ sơ cần chuẩn bị được chia thành hai trường hợp với tài liệu khác nhau. Chi tiết cụ thể như sau:

Trường hợp sử dụng kết quả chứng nhận hợp quy từ bên thứ 3

Cá nhân, tổ chức đăng ký công bố hợp quy cho sản phẩm dựa trên kết quả chứng nhận hợp quy từ tổ chức chứng nhận đã được chỉ định – bên thứ ba thì hồ sơ bao gồm:

• Bản công bố hợp quy quy định tại Mẫu 2.CBHC/HQ, Phụ lục III, Thông tư 28/2012/TTBKHCN;
• Giấy tờ chứng minh quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh của tổ chức cá nhân đăng ký công bố hợp quy bản sao như Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ khác theo đúng quy định pháp luật;
• Giấy chứng nhận phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng bản sao do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp cùng với mẫu dấu hợp quy cho tổ chức, cá nhân đăng ký công bố hợp quy.

Trường hợp sử dụng kết quả tự đánh giá

Trong trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký công bố hợp quy nộp hồ sơ dựa trên kết quả tự đánh giá về quá trình sản xuất, kinh doanh của mình thì hồ sơ bao gồm:

• Bản công bố hợp quy quy định tại Mẫu 2.CBHC/HQ, Phụ lục III, Thông tư 28/2012/TTBKHCN;
• Giấy tờ chứng minh quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh của tổ chức cá nhân đăng ký công bố hợp quy bản sao như Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ khác theo đúng quy định pháp luật;
• Quy trình sản xuất, kế hoạch giám sát hệ thống quản lý và kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng và áp dụng theo Mẫu 1.KHKSCL quy định tại phụ lục III, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN trong trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký công bố hợp quy chưa được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn về hệ thống quản lý theo quy định;
• Bản sao giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý vẫn còn hiệu lực trong trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký công bố hợp quy được tổ chức đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Hệ thống quản lý;
• Bản sao phiếu kết quả thử nghiệm mẫu của tổ chức thử nghiệm đã đăng ký trong thời gian 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ đăng ký công bố hợp quy; Báo cáo đánh giá hợp quy thực hiện theo Mẫu 5.BCĐG được quy định tại Phụ lục III, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, mẫu dấu hợp quy và các văn bản, tài liệu khác có liên quan.

Trong trường hợp cơ quan chức năng xem xét hồ sơ nếu cần thiết thì tổ chức, cá nhân đăng ký công bố hợp quy có thể sẽ phải bổ sung bản sao có công chứng hoặc yêu cầu nộp bản gốc để đối chiếu.

Thời hạn xử lý hồ sơ chứng nhận công bố hợp quy

Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy sau khi chuẩn bị đầy đủ sẽ được nộp đến cơ quan chức năng để xử lý. Tùy thuộc vào sản phẩm, hàng hóa cụ thể mà cá nhân, tổ chức sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có trách nhiệm quản lý. Thời gian xử lý hồ sơ được tiến hành như sau:

Trường hợp hồ sơ đầy đủ

Trường hợp hồ sơ chứng nhận và công bố hợp quy đầy đủ và hợp lệ theo đúng quy định tại điều 14, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN thì cơ quan chức năng sẽ giải quyết trong vòng 5 ngày làm việc tính từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký của cá nhân, tổ chức. Cơ quan chịu trách nhiệm xử lý sẽ thông báo bằng văn bản đến cá nhân, tổ chức đăng ký công bố hợp quy theo mẫu 3. TBTNHS của phụ lục III, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.

Thông báo này được gửi đến nhằm tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy đã có giá trị theo giá trị của giấy chứng nhận hợp quy do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp hoặc chứng nhận có giá trị trong thời gian 3 năm kể từ ngày cá nhân, lãnh đạo tổ chức ký xác nhận về báo giá đánh giá hợp quy.

Trong trường hợp hồ sơ đăng ký chứng nhận và công bố hợp quy đầy đủ nhưng không hợp lệ thì cơ quan chuyên ngành chịu trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến cá nhân, tổ chức đã đăng ký công bố hợp quy về lý do không tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ không đầy đủ

Trong trường hợp hồ sơ đăng ký chứng nhận và công bố hợp quy không đầy đủ theo quy định tại điều 14 thì trong thời hạn ba ngày làm việc tính từ khi nhận được hồ sơ đăng ký, cơ quan chức năng chịu trách nhiệm thẩm duyệt sẽ thông báo bằng văn bản tới cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ đề nghị bổ sung các giấy tờ cần thiết theo đúng quy định.

Trong thời gian 15 ngày làm việc tính từ ngày cơ quan chức năng gửi thông báo đề nghị mà cá nhân, tổ chức không tiến hành bổ sung đầy đủ theo đúng quy định thì cơ quan chịu trách nhiệm thẩm duyệt có quyền hủy bỏ xử lý đối với hồ sơ đã nộp đó.

Cá nhân, tổ chức hoàn thiện quy trình công bố hợp quy thì phải thông báo trên các phương tiện thông tin phù hợp về quá trình công bố hợp quy của mình để đảm bảo người sử dụng hàng hóa, sản phẩm đã đăng ký hợp quy có thể dễ dàng tiếp cận.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân công bố hợp quy

Thông báo trên các phương tiện thông tin thích hợp về việc công bố hợp quy của mình đảm bảo người sử dụng sản phẩm, hàng hóa đó dễ dàng tiếp cận.

Duy trì liên tục và chịu trách nhiệm về sự phù hợp của các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường đã công bố hợp quy; duy trì việc kiểm soát chất lượng, thử nghiệm và giám sát định kỳ.

Sử dụng dấu hợp quy đối với sản phẩm, hàng hóa đã được công bố hợp quy theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Thông tư này trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường. Lập sổ theo dõi và định kỳ hàng năm báo cáo việc sử dụng dấu hợp quy cho tổ chức chứng nhận được chỉ định.

Khi phát hiện sự không phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường đã công bố hợp quy trong quá trình lưu thông hoặc sử dụng, tổ chức, cá nhân phải:

a) Kịp thời thông báo bằng văn bản về sự không phù hợp với cơ quan chuyên ngành;

b) Tạm ngừng việc xuất xưởng và tiến hành thu hồi các sản phẩm, hàng hóa không phù hợp đang lưu thông trên thị trường trong trường hợp sản phẩm, hàng hóa không phù hợp có rủi ro cao gây mất an toàn cho người sử dụng; ngừng vận hành, khai thác các quá trình, dịch vụ, môi trường liên quan khi cần thiết;

c) Tiến hành các biện pháp khắc phục sự không phù hợp;

d) Thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên ngành về kết quả khắc phục sự không phù hợp trước khi tiếp tục đưa các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường vào sử dụng, lưu thông, khai thác, kinh doanh.

Lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp quy làm cơ sở cho việc kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý nhà nước như sau:

a) Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định (bên thứ ba), lưu giữ hồ sơ công bố hợp quy bao gồm các bản chính, bản sao các giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 và Hồ sơ đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận được chỉ định;

b) Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh (bên thứ nhất), lưu giữ hồ sơ công bố hợp quy bao gồm các bản chính, bản sao các giấy tờ theo quy định tại khoản 2 Điều 14 và Hồ sơ tự đánh giá giám sát của tổ chức, cá nhân theo kế hoạch giám sát.

Cung cấp tài liệu chứng minh việc đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

7.Cung cấp bản sao y bản chính tài liệu tương ứng quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 13 Thông tư này (Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy hoặc Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật hoặc Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu) cho tổ chức, cá nhân kinh doanh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường; hoặc sử dụng biện pháp thích hợp để đảm bảo tổ chức, cá nhân kinh doanh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ truy xuất được nguồn gốc và thông tin về việc sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phù hợp tiêu chuẩn công bố áp dụng và quy chuẩn kỹ thuật.

Thực hiện việc công bố lại khi có bất kỳ sự thay đổi nào về nội dung của hồ sơ công bố hợp quy đã đăng ký hoặc có bất kỳ sự thay đổi nào về tính năng, công dụng, đặc điểm của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã công bố hợp quy.

Trên đây là một số khía cạnh liên quan đến hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tiến hành áp dụng  những tiêu chuẩn của loại chứng nhận này, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.