Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

Chứng nhận ISO 9001 hay còn gọi là chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng hiện tại rất phổ biến tại Việt Nam cũng như trên thế giới. Không giới hạn quy mô, ngành nghề, doanh nghiệp nào cũng cần chứng chỉ ISO 9001 vì những lợi ích to lớn mà chứng chỉ này mang lại. Vậy làm sao để đạt chứng nhận ISO 9001? Lợi ích mà chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng mang lại cho doanh nghiệp…?

Để giúp quý khách hàng cũng như các doanh nghiệp có thể nhìn nhận về bản chất của chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng và những vấn đề liên quan đến loại chứng nhận này. Luật Rong Ba sẽ cung cấp cho quý khách hàng và doanh nghiệp thông qua bài viết sau đây.

1. Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng là gì ?

Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng hay còn gọi là chứng nhận ISO 9001 (cách gọi tắt của ISO 9001:2015 – phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế phát triển và ban hành là một tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng. ISO 9001:2015 ban hành vào ngày 15/09/2015 là phiên bản thay thế ISO 9001:2008 trước đây. Tiêu chuẩn này có tên đầy đủ là ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

Chứng nhận ISO 9001 là việc Doanh nghiệp được 01 tổ chức chứng nhận đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001 và cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận ISO.

ISO 9001 là một Tiêu chuẩn đưa ra các nguyên tắc, nguyên lý và yêu cầu để thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp và áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ.

Chứng nhận ISO 9001 là Hệ thống quản lý về chất lượng về từng sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp thuộc tiêu chuẩn quốc tế được gọi là CHỨNG CHỈ ISO 9001, ISO 9001:2015 thay thế cho hệ thống cũ ISO 9001:2008. Do do tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành lần đầu tiên vào 1987, Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp của bạn có một hệ thống quản lý chất lượng rõ ràng, quản lý hiệu quả hơn trong các khâu, phần hành cụ thể từ đó mang lại hiệu quả kinh tế rõ rệt cho doanh nghiệp.

2. Mục tiêu của chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 là gì?

Mục tiêu của ISO 9001 là giúp các tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác một cách hiệu quả hơn. Điều này đạt được bằng cách xây dựng một khuôn khổ để đảm bảo chất lượng nhất quán trong việc cung cấp hàng hóa và / hoặc dịch vụ. Hệ thống quản lý chất lượng tập trung vào:

  • Một số loại chương trình cải tiến liên tục, ngụ ý rằng không có trạng thái “hoàn hảo”,
  • tất cả các quy trình đều có thể được cải tiến liên tục.
  • Một mệnh lệnh về hiệu quả nói rằng phải giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa mọi
  • nguồn lực.
  • Lãnh đạo cao nhất là hỗ trợ và cung cấp đầy đủ các nguồn lực để đạt được các mục
  • tiêu.
  • Nó hỗ trợ hoặc tạo điều kiện cho sự hiểu biết rõ ràng về các kỳ vọng giữa tất cả
  • những người tham gia.
  • Việc đo lường và thu thập dữ liệu chính xác được kết hợp để hỗ trợ việc ra quyết định
  • dựa trên dữ liệu.
  • Tài liệu về các quá trình QMS được duy trì và kiểm soát.

3. Những lợi ích của chứng nhận ISO 9001 mang lại cho doanh nghiệp

– Tạo ra lợi thế cạnh tranh với các đối thủ – tăng khả năng trúng thầu

Việc đạt được Chứng chỉ phù hợp Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2015 là một lợi thế cạnh tranh rất lớn so với các đối thủ trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu và chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Chứng chỉ ISO cũng là cơ hội để quý khách hàng có thể nhận được các gói đấu thầu vào các công trình/doanh nghiệp lớn, vì hiện nay ngoài quy định của nhiều gói đấu thầu nhà nước, thì rất nhiều Tổng công ty hoặc Doanh nghiệp yêu cầu đối tác của mình phải đạt được chứng chỉ ISO thì mới đồng ý mua, tiếp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ.

– Tạo niềm tin với khách hàng và đối tác

Về chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đạt chứng chỉ ISO 9001:2015 nghĩa là đã thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, đó như một lời cam kết chất lượng đối với khách hàng và đối tác. Từ đó xây dựng niềm tin, tạo dựng thương hiệu bằng chính chất lượng sản phẩm mà mình mang lại.

– Chất lượng sản phẩm/dịch vụ được đảm bảo

Do được quản lý một cách khoa học và chặt chẽ bởi các chuẩn mực, yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng quốc tế được chứng nhận tại đơn vị uy tín như TQC, giúp kiểm soát tốt đầu vào, ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng và liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

– Tạo môi trường làm việc tốt, hiệu quả

Khi áp dụng ISO 9001:2015, các quy trình và hướng dẫn thực hiện công việc được chuẩn hóa, các cán bộ quản lý và nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ công việc của mình phải làm gì? hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, từ đó dẫn đến việc doanh nghiệp ổn định được quá trình sản xuất/cung cấp dịch vụ và tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng ổn định, giảm sai lỗi, phế phẩm và hỏng hóc.

– Quản lý được rủi ro

Khi áp dụng ISO 9001:2015, vấn đề nhận thức và các rủi ro và cơ hội đối với từng doanh nghiệp sẽ được nâng cao và thành một yêu cầu bắt buộc tuân thủ. Do đó tăng cường khả năng nhận thức được với các rủi ro, ứng phó kịp thời với các rủi ro, sự cố trong từng doanh nghiệp.

chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

4. Chứng chỉ chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực bao lâu?

Hiệu lực của chứng chỉ ISO 9001 là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp luôn quan tâm. Đối với câu hỏi này thì Luật Rong Ba xin được trả lời như sau:

  • Thường các tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ ISO 9001 có hiệu lực trong 3 năm .
  • Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và luôn có hiệu lực.
  • Chu kỳ giám sát có thể là 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận và/hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận. Hết 3 năm nếu vẫn muốn chứng nhận, tổ chức/doanh nghiệp sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.
  • Hiện nay, những đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức đã chứng nhận ISO 9001:2008 thì bắt buộc phải cập nhật chứng nhận ISO 9001:2015 trong vòng 3 năm, tất cả những chứng nhận ISO 9001:2008 đều hết hiệu lực vào tháng 09/2018.

5. Quy trình chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

Giai đoạn 1: Khảo sát đánh giá và xác định ban đầu

  • Khảo sát hệ thống quản lý của công ty và đánh giá nó theo yêu cầu ISO 9001
  • Đào tạo tìm hiểu về chất lượng và hệ thống QLCL ISO 9001
  • Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty
  • Phân định rạch ròi quyền hạn, trách nhiệm của lãnh đạo, bộ phận điều hành ISO 9001
  • Phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho các phòng, ban
  • Quy định nhiệm vụ – quyền hạn tương ứng cho từng chức danh công việc đồng thời yêu cầu năng lực thích hợp

Giai đoạn 2: Xây dựng và áp dụng hệ thống tài liệu

  • Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên về văn bản hóa hệ thống quản lý chất lượng
  • Xác định các đối tượng tài liệu cần xây dựng văn bản hóa
  • Lập cấu trúc và xây dựng hệ thống tài liệu
  • Áp dụng hệ thống quản lý

Giai đoạn 3: Xem xét đánh giá hệ thống

  • Tìm hiểu và áp dụng hệ thống quản lý cho cán bộ công nhân viên liên quan
  • Đào tạo đội ngũ đánh giá viên trong nội bộ
  • Chọn lựa đánh giá viên
  • Tìm hiểu và áp dụng các hành động khắc phục
  • Xem xét và đánh gía hệ thống
  • Sau khi xem xét hệ thống thực hiện khắc phục và cải tiến
  • Đăng ký chứng nhận

Giai đoạn 4: Chứng nhận iso 9001

  • Cơ quan chứng nhận thực hiện đánh giá
  • Sau khi đánh giá, thực hiện khắc phục và cải tiến

Thời gian thực hiện

  • Tư vấn và áp dụng ISO 9001: từ 60 – 90 ngày
  • Chứng nhận ISO 9001: từ 15 – 30 ngày

Tài liệu chứng nhận ISO 9001

  • Đăng kí chứng nhận ISO 9001
  • Dấu chứng nhận ISO 9001
  • Hướng dẫn sử dụng dấu chứng nhận ISO 9001
  • Quy trình chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
  • Thủ tục khiếu nại, phàn nàn

6. Doanh nghiệp cần làm gì để triển khai áp dụng tiêu chuẩn về chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ?

Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001

Doanh nghiệp cần tìm hiểu và xác định xem có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống chất lượng và quá trình phát triển của công ty như thế nào. Doanh nghiệp tìm hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn sau đó đối chiếu với thực tế. Doanh nghiệp có thể tham khảo trên website của các tổ chức ISO để hiểu thêm về Tiêu chuẩn.

Luật Rong Ba sẽ tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan tới tiêu chuẩn iso 9001:2015 cho Doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn

Đối với các doanh nghiệp đã có các quá trình và thủ tục được thiết lập. Các bước này có thể tiến hành đơn giản. Việc đánh giá quá trình và thủ tục sẽ do người có kiến thức về ISO thực hiện.

Bước 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9001

Việc áp dụng ISO 9001 có thể xem như là một dự án lớn. Vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức thành dự án sao cho có hiệu quả. Nói chung, nên có một Ban  ISO hoặc nhân sự phụ trách có kiến thức về ISO tại doanh nghiệp. Như vậy sẽ giúp quá trình xây dựng, áp dụng ISO trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Bước 4: Thiết lập Quy trình và xây dựng văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001

Đây là một trong những bước quan trọng và tốn thời gian nhất trong quá trình áp dụng ISO. Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống các tài liệu bắt buộc. Việc viết các tài liệu này sẽ làm tốn nhiều thời gian và công sức. Nhưng nó cũng trả lời được câu hỏi: “Tổ chức sẽ được gì sau khi áp dụng ISO 9001”?

Sẽ có các mẫu sẵn có để bạn tham khảo. Và dựa vào đó, doanh nghiệp có thể viết theo sao cho phù hợp và đúng với điều kiện thực tế của tổ chức. Mỗi một hạng mục, lại có nhiều mẫu để bạn tham khảo. Việc lựa chọn các mẫu này sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Nó phải đáp ứng được việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.

Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.

Bước 5: Triển khai áp dụng trên thực tế hệ thống chất lượng theo ISO 9001

Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chúng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:

  • Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000.
  • Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các qui trình, thủ tục đã được viết ra.
  • Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả.
  • Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống. Sau đó đề ra các hành động khắc phục dối với sự không phù hợp.

Bước 6: Đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.

Điều 7: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.

Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:

  • Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
  • Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
  • Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hàng đánh giá.

Bước 8: Tiến hành đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.

Bước 9: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng của công ty.

Luật Rong Ba hy vọng bài viết trên đây đã có thể giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn phần nào về chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tiến hành áp dụng  những tiêu chuẩn của chứng nhận này, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.

Recommended For You

About the Author:

Hotline: 0967 741 035
Tư Vấn Online
Gọi: 0967 741 035