Hiện nay, nước ta đang thí điểm thành lập Thừa phát lại. Đây là cơ quan có thẩm quyền thi hành án thay vì phải nhờ đến cơ quan thi hành án dân sự thì các đương sự hoàn toàn có quyền yêu cầu thi hành án.
Trong mô hình thừa phát lại thì một trong những dịch vụ là mặt nổi đó là lập vi bằng. Vậy cách lập vi bằng được quy định thế nào.
Bài viết về cách lập vi bằng của Công ty Luật Rong Ba giúp cho mọi người dễ dàng tiếp cận pháp luật về quy định này.
Vi bằng được định nghĩa như thế nào
Vi bằng được định nghĩa tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 như sau:
Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này
Do đó, vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập để ghi lại những sự kiện, hành vi có thật mà mình chứng kiến khi được cá nhân, tổ chức yêu cầu.
Cũng tại khoản 1 Điều 40 Nghị định 08/2020 này, Chính phủ quy định vi bằng được lập bằng tiếng Việt, gồm các nội dung sau đây:
– Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại cùng họ, tên của Thừa phát lại – người lập vi bằng;
– Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
– Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng hoặc người khác nếu có;
– Nội dung của vi bằng: Hành vi, sự kiện có thật được ghi lại và nội dung cụ thể của hành vi, sự kiện này;
– Lời cam đoan về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng của Thừa phát lại;
– Chữ ký của Thừa phát lại, dấu của Văn phòng thừa phát lại cùng chữ ký/điểm chỉ của người yêu cầu…
Trong văn bản vi bằng, nếu có từ hai trang trở lên thì phải đánh số thứ tự cho từng trang, có từ hai tờ trở lên thì phải đóng giáp lai. Kèm theo vi bằng có thể có các tài liệu chứng minh.
Đặc biệt, vi bằng phải được Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến và lập cũng như Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập.
Các bước tiến hành cách lập vi bằng
Bước 1: Cung cấp yêu cầu lập vi bằng cho Thừa phát lại. Khách hàng sẽ liên hệ với một văn phòng Thừa phát lại và được trao đổi cụ thể với thư ký nghiệp vụ tại văn phòng.
Bên phía văn phòng Thừa phát lại sẽ yêu cầu quý khách hàng điền thông tin vào Phiếu yêu cầu lập vi bằng. Với nội dung ở trong phiếu lập vi bằng, thư ký nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của chúng và trình thừa phát lại quyết định
Bước 2: Thỏa thuận lập vi bằng.
Khách hàng có yêu cầu và văn phòng Thừa phát lại tiến hành ký vào phiếu thỏa thuận lập vi bằng trong đó đảm bảo các nội dung: nội dung cần lập vi bằng, thời gian, địa điểm lập vi băng, chi phí lập vi bằng… đồng thời tiến hành tạm ứng chi phí lập vi bằng.
Ngoài ra, phiếu lập vi bằng sẽ được thành lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Bước 3: Lập vi bằng.
Vi bằng sẽ được lập tại nơi theo như lúc thỏa thuận (tại văn phòng Thừa phát lại hoặc tại nơi mà khách hàng yêu cầu).
Trong một số trường hợp trong thời gian lập vi bằng bên thừa phát lại có quyền mời người làm chứng, chứng kiến việc lập vi bằng hoặc các nhà chuyên để tham gia.
Thừa phát lại sẽ mô tả cụ thể sự kiện, hành vi cần ghi nhận; tiến hành đo đạc, chụp ảnh, quay phim… trung thực, khách quan trong vi bằng.
Trước khi ký vào vi bằng, Thừa phát lại tự mình kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của khách hàng, người bị lập vi bằng, người làm chứng… và yêu cầu những người tham gia, chứng kiến, người có hành vi bị lập vi bằng ký tên vào vi bằng.
Vi bằng được đóng số theo thứ tự thời gian, ghi vào sổ theo dõi vi bằng và được lập thành 03 bản chính.
Bước 4: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng:
Trước khi giao vi bằng, thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
Sau đó bên thừa phát lại giao lại cho khách hàng một bản chính của vi bằng.
cách lập vi bằng
Các trường hợp không được lập vi bằng
Các trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 4 của Nghị định 08/2020/NĐ-CP.
Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng bao gồm: Xâm phạm mục tiêu về an ninh, quốc phòng; làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định ra, vào, đi lai trong khu vực câm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệ công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự.
Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự; trái đạo đức xã hội.
Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính.
Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.
Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng.
Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ.
Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Thỏa thuận về việc lập vi bằng
Người yêu cầu lập vi bằng phải thỏa thuận bằng văn bản với Trưởng Văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Nội dung vi bằng cần lập;
b) Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
c) Chi phí lập vi bằng;
d) Các thỏa thuận khác (nếu có).
Thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng
Vi bằng được lập bằng văn bản tiếng Việt, có nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
b) Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
c) Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;
d) Họ, tên người tham gia khác (nếu có);
đ) Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
e) Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
g) Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).
Vi bằng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự; vi bằng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ; số lượng bản chính của mỗi vi bằng do các bên tự thỏa thuận.
Kèm theo vi bằng có thể có các tài liệu chứng minh; trường hợp tài liệu chứng minh do Thừa phát lại lập thì phải phù hợp với thẩm quyền, phạm vi theo quy định tại khoản 1 Điều 36 của Nghị định 08/2020/NĐ-CP.
Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định cụ thể về mẫu vi bằng.
Nội dung cách lập vi bằng
Bên cạnh vấn đề vi bằng được lập thể nào, thủ tục lập vi bằng cách lập vi bằng như thế nào là câu hỏi khá nhiều người băn khoăn.
Đây là vấn đề nghiệp vụ của Thừa phát lại, để nắm rõ hơn các bạn có thể tham khảo thêm một số yếu tố như sau:
Về địa điểm thực hiện thủ tục lập vi bằng:
Quy định trước đây có giới hạn phạm vi thừa phát lại thực hiện thủ tục lập vi bằng. Tuy nhiên, kể từ ngày 24/02/2020 việc giới hạn này đã bị loại bỏ. Theo quy định mới tại nghị định số 08/2020/NĐ-CP Thừa phát lại có thể lập vi bằng ở bất kỳ khu vực nào.
Tùy thuộc vào tình chất vụ việc và yêu cầu của khách hàng mà Thừa phát lập vi bằng trực tiếp tại trụ sở văn phòng hoặc lập bên ngoài trụ sở.
Thế nhưng có một số trường hợp bắt buộc phải lập vi bằng ở tại nơi xảy ra sự việc, có đối tượng cần ghi nhận. Ví dụ: Lập vi bằng ghi nhận hiện trạng nhà, đất; Lập vi bằng ghi nhận buổi họ của công ty…;
Về các hoạt động cần thực hiện khi lập vi bằng:
Phụ thuộc vào yêu cầu và sự việc cần ghi nhận mà Thừa phát lại sẽ thực hiện các biện pháp khách nhau. Các hoạt động phổ biến được thực hiện trong thủ tục lập vi bằng như:
Ghi chép;
Đo đạc;
Ghi âm;
Chụp ảnh, ghi hình,…
Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến:
Như chúng tôi đã phân tích trong phần trên của bài viết, vi bằng có giá trị làm bằng chứng. Việc lập vi bằng đúng hay sai sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới quyền lợi của các bên.
Văn bản này phải đảm bảo tính chính xác, Thừa phát lại được yêu cầu lập vi bằng phải trực tiếp chứng kiến các sự kiện, hành vi, kiểm tra các tài liệu liên quan và chịu trách nhiệm về các thông tin được ghi nhận trong vi bằng.
Trên thực tế, có nhiều trường hợp Thừa phát lại không có mặt trực tiếp để thực hiện các công việc khiến cho vi bằng không đáp ứng tính khách quan, trung thực, ảnh hưởng tới quyền lợi của khách hàng.
Bên cạnh đó, không phải chủ thể nào cũng có thầm quyền lập vi bằng mà chức năng này được chỉ định riêng cho Thừa phát lại.
Đây là một chức danh bổ trợ tư pháp có tính chất gần giống với thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư, công chứng viên…
Công việc của Thừa phát lại cũng liên quan trực tiếp và tạo ra những hệ quả pháp lý nhất định đến các chủ thể trong vi bằng.
Vi bằng không đăng ký có được không
Việc đăng ký vi bằng đảm bảo cho hoạt động này được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ. Đồng thời, đảm bảo cho vi bằng có giá trị khi sử dụng sau này.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP thì: “Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng”.
Quy định trên nếu rõ Thừa phát lại phải gửi vi bằng để đăng ký và Sở pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng. Như vậy, đây là thủ tục bắt buộc và các bên không được phép lựa chọn có thực hiện hay không.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong Ba về cách lập vi bằng Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về cách lập vi bằng và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
